Qué incluye el cuadro de mando comercial
Hoja “Semanas”
Una fila por comercial y semana. Se rellenan siete cifras: visitas, veces que os recibieron, reuniones agendadas, propuestas, ventas, importe vendido y kilómetros. Tres columnas se calculan solas: tasa de recepción, visitas por reunión y kilómetros por reunión.
Hoja “Objetivos”
El objetivo semanal de visitas y reuniones de cada comercial, hasta quince personas. El nombre que pongas aquí es el que luego se elige en la lista de la hoja “Semanas”.
Hoja “Cuadro”
Eliges el periodo con dos fechas y se calcula todo lo demás:
- Embudo del equipo: de visitas a recibidos, reuniones, propuestas y ventas, con el porcentaje que pasa de cada paso al siguiente.
- Cinco ratios: visitas por reunión, visitas por venta, kilómetros por reunión, importe vendido e importe medio por venta.
- Una fila por comercial con su media semanal frente a su objetivo. Lo que queda por debajo se marca en ámbar.
Hoja “Cómo usarlo”
Las instrucciones en seis pasos. Las filas de ejemplo son de personas y zonas inventadas: bórralas.
Cómo leerlo en diez minutos a la semana
- Empieza por visitas por reunión. Es el número que resume la puerta fría. Si sube, el equipo trabaja lo mismo y consigue menos: suele fallar a quién se visita o con qué motivo, no el esfuerzo.
- Busca el paso del embudo que más pierde. Muchas visitas y pocos recibidos apunta a horario o a falta de un motivo concreto en recepción. Muchas reuniones y pocas propuestas apunta a que se agenda con quien no decide.
- Compara a cada comercial consigo mismo, no solo con el resto. Las zonas no son iguales: un polígono compacto da más visitas por día que una comarca dispersa.
- Decide una sola cosa. Cambiar una zona, revisar el gancho, acompañar a alguien un día. Un cuadro que no acaba en una decisión es un informe más.
Medir no es vigilar
Este cuadro usa cifras agregadas por semana. No registra dónde está nadie ni a qué hora. Si el equipo entiende que sirve para repartir mejor las zonas y preparar mejores visitas, lo rellenará; si lo vive como control, las cifras dejarán de ser fiables.
Ejemplos de cuadros de mando de ventas
El mismo fichero sirve para equipos distintos; lo que cambia es qué fila se mira primero. Tres ejemplos con cifras supuestas, para ver cómo se lee cada uno:
Equipo de calle de cuatro comerciales, distribución industrial
Semana tipo: 120 visitas, 70 recibidos, 14 reuniones, 6 propuestas, 2 ventas. El cuadro da 8,6 visitas por reunión y un 58 % de recepción. La fila que manda es visitas por reunión: si pasa de 8 a 12 con las mismas visitas, el problema no es el esfuerzo, es a quién se visita o con qué motivo. La comparación por comercial suele enseñar que la diferencia está en la zona, no en la persona.
Dos comerciales con cartera fija y zona nueva, servicios
Aquí la mayoría de visitas son de mantenimiento, y mezclarlas con las de captación esconde el dato. Se usan dos filas por comercial, una por tipo de visita, y el cuadro se lee en la de captación: reuniones nuevas por semana frente a objetivo. Diez visitas nuevas y una reunión a la semana es un ritmo; diez y ninguna durante un mes es una señal de que la zona o el gancho no funcionan.
El mismo cuadro, leído por dirección una vez al mes
Dirección no mira visitas: mira importe vendido, importe medio por venta y kilómetros por reunión, que con el coste por kilómetro se convierte en coste por reunión. Un equipo que consigue reuniones a 40 € cada una y otro a 120 € pueden estar haciendo el mismo número de visitas. Esa cifra, más que ninguna, justifica mover a alguien de zona.
De dónde salen los datos
De lo que cada comercial anota al salir de la visita. Si todavía no lo registráis, empieza por la plantilla de control de visitas: una fila por visita, con el resultado elegido de una lista. El viernes, cada comercial suma su semana y la pasa a este cuadro.
Para elegir qué medir y qué umbrales tienen sentido, tienes la guía de KPI para equipos comerciales.
Cuándo se queda corto
El cuadro depende de que alguien teclee las cifras cada semana, y no sabe por qué una visita fue bien o mal: no ve las objeciones, ni el gancho que se usó, ni el mapa. Con dos o tres comerciales funciona. A partir de ahí lo habitual es que llegue tarde o incompleto. Ese es el punto en el que encaja una app de control de visitas comerciales, donde el registro se hace por voz en diez segundos y el panel se calcula solo.