Qué es un plan de visitas comerciales y qué no es
Es el acuerdo, por escrito, de cómo va a usar el equipo su tiempo en la calle durante un periodo: objetivo, zonas, días de visita, número de empresas y tipo de empresa. Se hace para el mes y se concreta cada semana.
No es una hoja de ruta minuto a minuto ni un sistema para vigilar a nadie. Si el plan dice a qué hora tiene que estar cada comercial en cada puerta, no se cumplirá y además te obligará a perseguirlo. Un buen plan fija el marco y deja al comercial decidir el detalle del día.
Sin plan pasan siempre las mismas cosas:
- Cada comercial visita lo que le queda cerca o lo que ya conoce.
- Dos personas pasan por la misma empresa con un mes de diferencia sin saberlo.
- Hay comarcas enteras que nadie ha pisado y nadie lo sabe.
- A final de mes no puedes decir si se trabajó poco o si se trabajó en el sitio equivocado.
Qué debe incluir
- Un objetivo del mes, expresado en reuniones conseguidas.
- Las visitas necesarias para llegar a ese objetivo.
- Una zona por comercial, sin solapes.
- Qué días son de calle y cuáles de oficina.
- La mezcla de visitas: empresas nuevas, revisitas y clientes.
- Un tope de visitas por día que quepa en el horario.
- Cuándo y dónde se registra el resultado.
Cómo hacer un plan de visitas comerciales en seis pasos
1. Parte de las reuniones, no de las visitas
El objetivo de una visita a puerta fría es conseguir una reunión. Fija cuántas reuniones necesita el equipo este mes y calcula hacia atrás con tu propia tasa. Si de cada cien visitas salen doce reuniones y quieres cuarenta, necesitas unas 330 visitas. Entre cuatro comerciales y cuatro semanas, son unas 21 por persona y semana.
Si no conoces tu tasa, no la busques en internet. Mide cuatro semanas y úsala. La forma de calcularla está en la guía de KPI para equipos comerciales.
2. Reparte el territorio
Asigna a cada comercial comarcas, municipios o polígonos completos, con límites que cualquiera entienda. Reparte por número de empresas que encajan con tu cliente ideal, no por kilómetros cuadrados. Una zona con el doble de superficie puede tener la mitad de puertas a las que llamar.
3. Separa días de calle y tiempo de oficina
La calle rinde en bloques. Una mañana partida por una reunión interna son dos medias mañanas perdidas. Reserva días enteros de visita y concentra en una o dos tardes las propuestas, los seguimientos y la preparación.
4. Decide la mezcla
Un plan solo de empresas nuevas quema la zona y olvida a quien dijo “vuelve en septiembre”. Un plan solo de clientes es cómodo y no trae negocio nuevo. Una proporción de partida razonable para un equipo que quiere crecer es dos tercios de empresas nuevas y un tercio entre revisitas y clientes. Ajústala a tu caso y déjala escrita.
5. Calcula la capacidad real de un día
Cuenta la visita entera: conducir, aparcar, esperar en recepción, hablar y registrar. Entre 45 y 60 minutos por parada es una estimación prudente en una zona industrial. Eso da de seis a ocho visitas en un día completo, y menos si hay una reunión agendada por medio. Ten en cuenta los horarios: muchas empresas no reciben a primera hora ni a mediodía, y los viernes por la tarde cierran. Revisa también los festivos locales del municipio, que cambian de un pueblo al de al lado.
6. Prepara la víspera, no en el coche
La lista del día se elige el día antes: empresas concretas, ordenadas por ruta, con el motivo de la visita pensado. Lo que hay que saber de cada empresa está en cómo preparar una visita comercial. Un comercial que decide a quién visitar a las nueve de la mañana, aparcado, visita lo primero que ve.
Calculadora: ¿cabe tu plan?
Los pasos 1 y 5 son dos cuentas que casi nunca se ponen juntas: las visitas que pide el objetivo y las que caben en la semana. Si la primera es mayor que la segunda, el plan está roto antes de empezar.
Ejemplo de plan semanal para un equipo de cuatro comerciales
El equipo vende a empresas industriales en una provincia. Objetivo del mes: cuarenta reuniones. Con una tasa del doce por ciento, cada comercial necesita unas 21 visitas nuevas por semana. Las cifras son un ejemplo: pon las tuyas.
Zonas: comercial A, la capital y su área industrial. Comercial B, las dos comarcas del norte. Comercial C, el corredor de la autovía. Comercial D, las comarcas del sur, con menos empresas y más desplazamiento, por lo que su objetivo semanal baja a 17 y el de A sube a 25.
Semana tipo, común a los cuatro:
- Lunes. Reunión de equipo de 8:30 a 9:00. Después, calle: seis visitas nuevas por comercial en el polígono principal de su zona.
- Martes. Calle. Siete paradas: cinco empresas nuevas y dos revisitas a quien no estaba la semana anterior.
- Miércoles. Mañana de reuniones agendadas y visitas a clientes. Tarde de oficina: seguimientos, propuestas y preparar jueves y viernes.
- Jueves. Calle. Siete paradas en el segundo núcleo de la zona: cinco nuevas y dos revisitas.
- Viernes. Cuatro visitas por la mañana, las más cercanas. Tarde para cerrar el registro, los seguimientos y dejar elegido el lunes.
El recuento sale así: 6 + 5 + 5 + 4 visitas nuevas, más cuatro revisitas y la mañana de reuniones y clientes. Son 20 nuevas por semana con un día y medio fuera de la calle. Queda cerca del objetivo y deja sitio para lo que surja.
Planifica al ochenta por ciento
Deja sin asignar una parte de la semana. Las reuniones que se consiguen hay que atenderlas, y suelen caer en los días de calle. Un plan lleno al cien por cien se rompe el martes, y un plan roto deja de mirarse.
Errores frecuentes al planificar las visitas del equipo
- Medir el plan solo en visitas. Se cumple el número y no llegan las reuniones. Pon siempre los dos objetivos juntos.
- Zonas que se solapan. Generan visitas duplicadas y discusiones sobre de quién es el cliente.
- No descontar clientes ni descartes. La lista de empresas a visitar tiene que excluir a quien ya te compra, a competidores y a quien no encaja.
- Hacer el plan una vez y olvidarlo. El plan del mes se revisa cada lunes con lo que pasó la semana anterior.
- Planificar sin registro. Si no sabes qué empresas se visitaron y con qué resultado, el plan de la semana siguiente parte de cero.
Cómo saber si el plan se cumple sin perseguir a nadie
Basta con tres comprobaciones. El domingo o el lunes temprano: que cada comercial tenga elegido al menos su primer día. A diario: que lo visitado quede registrado el mismo día, con resultado y próxima acción. El lunes: visitas y reuniones de cada uno frente a su objetivo, y qué zonas han respondido mejor.
Para el registro sirve una hoja compartida. Tienes una plantilla de control de visitas con los campos necesarios. Lo importante es que el comercial lo rellene al salir de la empresa, no el viernes.
PuertasFrias cubre esta parte si prefieres no mantenerla a mano: asignas comarcas o provincias a cada comercial, fijas el objetivo mensual de visitas y reuniones, y la app propone empresas de esa zona, ordena la ruta con horarios de apertura y festivos, y te avisa si alguien no tiene día preparado. Cada lunes recibes por correo un informe con cada comercial frente a su objetivo. Cómo ordena el día está en app para rutas comerciales, y el detalle completo en la página de producto. El método de esta guía funciona igual con papel y una hoja de cálculo.