Comprar una base de datos de empresas: ¿es legal y sirve?

Qué hay dentro de un listado comprado

Casi todas las bases de datos de empresas que se venden en España se montan con las mismas piezas: el Registro Mercantil y su boletín, directorios públicos, las webs de las propias empresas y, en algunos casos, datos cedidos por terceros. Sobre eso, el vendedor añade filtros por sector, provincia y tamaño, y un fichero descargable.

Lo que recibes suele ser:

• Razón social, NIF, dirección y código de actividad.
• Un teléfono y un correo genéricos, de centralita o de tipo info@.
• Tramos de facturación y de empleados, sacados de las últimas cuentas depositadas.
• A veces, el nombre de uno o varios cargos, con o sin contacto directo.

Y lo que casi nunca viene:

• La fecha de cada dato. Un fichero tiene fecha de descarga, no fecha de comprobación. Las personas cambian de puesto y las empresas de sede sin avisar a ningún directorio.
• De dónde salió cada campo. Sin origen no puedes comprobar nada ni responder a quien te pregunte de dónde has sacado su nombre.
• Un motivo para contactar. El listado dice que la empresa existe. No dice que acaba de ampliar nave, que busca personal o que ha cambiado de administrador, que es lo que abre una conversación.
• Exclusividad. El mismo fichero se vende a todo el que lo pague, incluidos tus competidores.

¿Es legal comprarla y usarla?

Depende de qué datos lleve y de qué hagas con ellos. La línea que lo ordena todo es la que separa a la empresa de las personas que trabajan en ella.

Los datos de la empresa

El Reglamento General de Protección de Datos protege a personas físicas. Su considerando 14 dice expresamente que no regula los datos de personas jurídicas, incluidos su nombre, su forma y sus datos de contacto. Razón social, dirección, teléfono de centralita y actividad de una sociedad no son datos personales.

Ojo con los autónomos: un empresario individual es una persona física, y sus datos sí son personales aunque aparezcan en un listado de empresas.

Los datos de las personas

En cuanto el fichero trae nombres, cargos, correos nominales o móviles, hay datos personales y tú pasas a ser responsable de su tratamiento, no el vendedor. Dos normas marcan el terreno:

• Hay una base legal, con límites. El artículo 19 de la Ley Orgánica 3/2018 presume el interés legítimo para tratar los datos de contacto y el cargo de quien trabaja en una empresa, siempre que sean los necesarios para localizarle profesionalmente y la finalidad sea relacionarte con la empresa. Vale también para autónomos y profesionales, tratados como tales.
• Hay que informar a esa persona. Cuando los datos no te los ha dado el interesado, el artículo 14 del Reglamento te obliga a informarle, a más tardar en la primera comunicación y en todo caso en el plazo de un mes, de quién eres, para qué usas sus datos y de qué fuente proceden. Si no sabes de dónde los sacó tu proveedor, no puedes cumplirlo.

Lo que hagas con ella

El detalle de llamadas y visitas está en ¿es legal la puerta fría en España?.

Siete preguntas para el vendedor

1. ¿De qué fuentes sale cada campo, y me lo das por escrito?
2. ¿Qué fecha tiene cada registro: la de extracción o la de última comprobación?
3. ¿Los nombres de personas de dónde proceden, y cómo se les informó?
4. ¿Cómo excluyes a quien ha pedido que no se traten sus datos, y cómo me llegan esas bajas después de comprar?
5. ¿Puedo ver una muestra de mi zona y mi sector antes de pagar, para llamar a diez y comprobarla?
6. ¿Qué me permite la licencia: un uso, un año, cuántos usuarios?
7. ¿Qué pasa con los registros erróneos: los repones o los descuentas?

La quinta es la que más ahorra. Diez llamadas a una muestra dicen más de la calidad del fichero que cualquier ficha comercial.

Alternativas gratuitas para empezar

• Para saber cuánto hay: el Directorio Central de Empresas del INE publica el número de empresas por municipio y sector. No da nombres, pero dice a qué zona merece la pena ir. Lo tenemos leído en empresas por zona y en el buscador por municipio.
• Para saber qué ha cambiado: el Boletín Oficial del Registro Mercantil publica cada día constituciones, cambios de administrador, ampliaciones de capital y traslados de sede. Es gratuito y es la fuente de la que beben muchos listados.
• Para saber quién está en un polígono: los directorios de las asociaciones de empresarios y de los ayuntamientos, y una vuelta en coche con el móvil en la mano.
• Para saber con qué entrar: la web de la empresa, sus ofertas de empleo, la prensa local y los portales de licencias y subvenciones. Cómo leer esas señales, por sector, está en cómo vender a empresas.

Cuándo sí tiene sentido comprar

• Televenta de volumen a centralitas. Si el trabajo es hacer muchas llamadas a teléfonos genéricos de empresa, un fichero filtrado por sector y tamaño ahorra tiempo.
• Envíos postales. La dirección de una sociedad es lo que menos caduca de un listado.
• Análisis de mercado. Para dimensionar un sector con facturación y empleados, no para contactar.

Donde encaja mal es en la visita presencial. Un comercial hace unas cinco visitas al día: no le hacen falta cinco mil registros, le hacen falta las cinco empresas adecuadas y un motivo para cada una. Eso es lo que resuelve una app de visitas comerciales, no un fichero.

Listado comprado o prospección con fuentes

Lo que cuesta cada cosa en nuestro caso está publicado en precios, incluido lo que va aparte.